¿De qué se encarga exactamente un administrador de fincas?

Es importante, en primer lugar y por simple que pueda parecer, matizar qué es administrar. Según la Real Academia Española, administrar, entre otras acepciones, quiere decir: “Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes”. Por ello, podemos decir que el administrador o administradora de es la persona que ejercerá toda acción necesaria e imprescindible para el buen funcionamiento de toda aquella propiedad inmueble que contrate o reciba sus servicios.

Siendo más específicos, son las personas que, encontrándose generalmente colegiadas, ejercen profesionalmente una actividad remunerada consistente en la prestación de servicios de gestión, distribución, organización y asesoramiento en materias legales, técnicas y principalmente económicas, a todo tipo de propiedades inmuebles, y por tanto a los propietarios de estas a raíz de sus indicaciones o decisiones, dando así un mayor confort y seguridad a todo aquel propietario o propietaria de la finca. A este tipo de profesionales, también se les suele conocer como administradores de comunidades, gestores de comunidades o gestores de fincas.

Pues bien, una vez sabemos qué tipo de funciones generales realiza este tipo de profesional, podemos abordar más específicamente de qué se encargan si echamos un vistazo al artículo 20 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal:

• Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
•  Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
•  Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
•  Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
•  Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
• Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.

En la práctica, se desarrollan habitualmente las siguientes funciones o tareas:

1. Gestión de bienes: utilizando para ello pautas y técnicas pertinentes, que incluso recoge la legislación vigente, para la óptima administración del patrimonio del disponga la comunidad de propietarios.

2. Conservación de bienes y mejora de la propiedad inmueble: evitando así con carácter previsor cualquier deterioro o posible perjuicio que pueda darse en estos. Las tareas más comunes desarrolladas son las de facilitar información, alternativas y hacer efectiva la normativa relativa a seguridad e higiene.

3. Funciones de gerencia: actuando como gerente, realizando labores de control financiero continuo para el óptimo funcionamiento, o procurando la mejor relación laboral entre posibles empleados del inmueble y la comunidad de propietarios.

4. Funciones administrativas: encargándose de la guarda de la documentación que pueda surgir en las reuniones de propietarios, certificando los temas abordados en dichas reuniones y agilizando las acciones que se hayan acordado, y dando fe de deudas, pagos, y propietarios en mora.

5. Rentabilización y tareas contables: tratando de aumentar a lo largo del tiempo el valor de la propiedad inmueble. Por otro lado, el administrador de fincas efectúa pagos pendientes, abona nóminas, actualiza las cuentas, y en menor medida se encarga de posibles cobros que haya de realizar la comunidad de propietarios o alguno de sus individuos.

6. Mediación: buscando la conciliación en diversas situaciones entre propietarios e inquilinos, entre propietarios de un inmueble, e incluso entre el inmueble y las Administraciones Públicas. Todo con el fin de eludir procesos judiciales o pleitos.

7. Resolución de conflictos: presentando posibles recursos que puedan ágilmente evitar disputas entre propietarios, inquilinos y propietarios, etc.

8. Representación: en todo proceso o caso que ataña a la comunidad o propietario/s del inmueble. En este punto, la representación dominante es de índole inmobiliaria o judicial.

9. Asesoramiento: centrándose en facilitar el acceso a información en su mayoría jurídica y fiscal sobre arrendamientos, valoraciones de inmuebles, compraventas, impuestos asociados a la propiedad y el tratamiento de estos, liquidaciones, sobre la relación laboral con empleados de la finca, o presupuestos más beneficiosos para tareas de mantenimiento entre otros aspectos.

10. Administración del arrendamiento del bien inmueble: organizando desde la localización de un inquilino adecuado, hasta la inspección de los pagos de estos, pasando por la realización y formalización de la documentación relativa al arrendamiento.

11. Tasación y evaluación: como expertos en la materia, analizando minuciosamente todo aspecto que permita la posterior mediación inmobiliaria.

12. Aplicación de la ley: analizando e interpretando la legislación en vigor que pueda afectar a la propiedad.

Sintetizando, la figura del administrador de fincas se encarga de las tareas de gestión, gerencia, asesoramiento, mediación, funciones secretariales, contables, de representación y de peritaciones de carácter tanto inmobiliario como judicial. Es un profesional que precisa, en definitiva, de continua comunicación con los propietarios de los inmuebles que gestiona, para que su trabajo pueda funcionar a la perfección y en el que recae una gran responsabilidad civil en muchos sentidos, teniendo este que responder ante la justicia en caso de mala praxis u omisión de sus responsabilidades.